Sachbearbeiterin/Sachbearbeiter (m/w/d) in der Abteilung V – Demokratie, Bürgerbeteiligung und Gleichstellung

Im Sächsischen Staatsministerium der Justiz und für Demokratie, Europa und Gleichstellung (SMJusDEG) ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt der Dienstposten einer Sachbearbeiterin/eines Sachbearbeiters (m/w/d) in der Abteilung V – Demokratie, Bürgerbeteiligung und Gleichstellung – unbefristet in Vollzeit zu besetzen. Eine Teilzeittätigkeit mit dem Mindestumfang von 0,875 AKA (35 Wochenstunden) ist möglich.

Abteilung V versammelt in fünf Referaten eine enorme Themenbreite, von Demokratie und Bürgerbeteiligung, über Gleichstellung und Vielfalt bis hin zum Gewaltschutz im Sinne der Istanbul-Konvention. Das Arbeitsprogramm der Abteilung folgt dabei den Vorgaben aus dem Koalitionsvertrag und ist durch eine große Dynamik und Außenorientierung gekennzeichnet. Daher kommen der Kommunikation, der verlässlichen Koordinierung und übersichtlichen Planung der zahlreichen parallellaufenden Aufgaben und Prozesse große Bedeutung zu.

Die Tätigkeit umfasst insbesondere folgende Aufgaben:

• Wahrnehmung allgemeiner Sekretariatsaufgaben im Vorzimmer der Abteilungsleitung, insbesondere:
• Organisation der Terminplanung, Fristenkontrolle,
• Koordinierung und eigenständige Zusammenfassung referatsübergreifender Abfragen,
• Einladungsmanagement für Präsenzveranstaltungen und Videokonferenzen, Vorbereitung von Sitzungen, Erstellung von Sitzungsunterlagen,
• Planung und Vorbereitung von Dienstreisen,
• Kontrolle des Posteingangs/Funktionspostfachs einschließlich Aufgabenverteilung nach Zuständigkeit in der Abteilung und Bearbeitung der Ausgangspost,
• Assistenz der Abteilungsleitung, insbesondere für koordinierende und organisatorische Aufgaben:
• Aufbau des Adressmanagements der Abteilung V und Pflege der Daten,
• Mitwirkung bei der Kommunikation und Abstimmung mit öffentlichen Stellen auf Landes- und Bundesebene sowie zu Verbänden, Nichtregierungsorganisationen und politischen Stiftungen,
• eigenständige Strukturierung von Prozessen, u.a. Einführung eines Projektmanagementprogramms zur Prozesssteuerung zwischen Abteilungsleitung und Referaten, Verwaltung der digitalen Bibliothek der Abt. V,
• Protokollführung bei Terminen der Abteilungsleitung,
• Übernahme von Serviceaufgaben für die Abteilungsleitung und die zugehörigen Referate (z. B. Planung, Vorbereitung und Umsetzung der Abteilungsklausuren).

Voraussetzungen für die Tätigkeit sind:

• eine Laufbahnausbildung der 2. Einstiegsebene der Laufbahngruppe 1 in der Fachrichtung Allgemeine Verwaltung oder eine abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/-r, Rechtsanwalts- oder Notarfachangestellte/-r, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder ein vergleichbarer Abschluss oder mindestens dreijährige berufliche Erfahrungen in den vorgenannten Aufgabengebieten,
• ein sicherer Umgang mit den Microsoft-Office-Programmen, insbesondere Microsoft Word.

Folgende Kenntnisse und Erfahrungen sind von Vorteil:

• Interesse und Offenheit für die Themen Demokratie, Bürgerbeteiligung, Gleichstellung/Vielfalt und Gewaltschutz sowie die Bereitschaft, sich zügig in verschiedene Aufgabenstellungen einzuarbeiten,
• eine hohe Serviceorientierung und die Bereitschaft zur regelmäßigen Präsenzarbeit,
• gute anwendungsbereite Kenntnisse im Umgang mit moderner Büro- und Kommunikationstechnik,
• eine selbständige Arbeitsweise und sehr gute organisatorische und kommunikative Fähigkeiten – sowohl mündlich als auch schriftlich,
• berufliche Erfahrungen im Vorzimmer, Sekretariat oder als Assistenzkraft bei einer Führungsposition einer größeren Organisationseinheit,
• ein strukturierter, ergebnisorientierter, kooperativer Arbeitsstil.

Erwartet werden darüber hinaus Flexibilität, Einsatzbereitschaft und Belastbarkeit sowie ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein. In Einzelfällen ist auch mobile Arbeit nach Abstimmung mit der Abteilungsleiterin V möglich.

Wir bieten:

• ein abwechslungsreiches und verantwortungsvolles Tätigkeitsfeld,
• Jahressonderzahlung, leistungsorientierte Prämien, vermögenswirksame Leistungen,
• ein breites Fortbildungs- und Schulungsangebot,
• günstig mobil im ÖPNV mit unserem ermäßigten Jobticket,
• 30 Tage Urlaubsanspruch,
• betriebliche Altersversorgung bei der Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL),
• verschiedene Angebote und Kurse im Rahmen des Gesundheitsmanagements.

Die Stelle ist der Laufbahngruppe 1, 2. Einstiegsebene (vormals mittlerer Dienst) zugeordnet. Für Tarifbeschäftigte richten sich Arbeitsverhältnis und Vergütung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L). Die Eingruppierung ist in Abhängigkeit des Aufgabenzuschnitts in Entgeltgruppe 8 TV-L vorgesehen.